Quản lý thời gian hiệu quả đâu phải chuyện khó ...

Có phải bạn đang vật lộn với đống công việc và tìm cách sắp xếp chúng hiệu quả? Hãy tham khảo 20 cách quản lí thời gian dưới đây.

Quản lí thời gian hiệu quả đâu phải chuyện khó

Hầu như ai cũng nghĩ mình đã tận dụng tối đa thời gian mình có để làm việc. Nhưng kết quả thường ngược lại khi mỗi ngày bạn đều cảm thấy đầu tắt mặt tối với công việc. Kể cả khi bạn làm việc chăm chỉ, bạn vẫn có thể bỏ phí một lượng thời gian không nhỏ bởi vì bạn cố gắng để hoàn thành một lúc nhiều việc hoặc dành nhiều thời gian cho một việc gì đó. Chuyên viên thiết kế Etinene Garbugli sẽ chia sẻ với bạn cách khắc phục việc lãng phí thời gian để làm việc hiệu quả hơn.

Anh từng xuất bản “26 bí quyết giúp quản lý thời gian hiệu quả” trên Slideshare và trở thành slide được yêu thích nhiều nhất. Dưới đây là 20 điều được tổng hợp từ slideshare và cuốn sách của anh.

Luôn ghi nhớ trong đầu: Thời gian là vàng bạc

Bạn không bao giờ hết thời gian. Nếu bạn không hoàn thành được thứ gì đó bởi thời gian đã hết là vì bạn không coi nó gấp gáp hoặc đủ thoải mái để ưu tiên hàng đầu với bất cứ thứ gì bạn làm.

Quản lí thời gian hiệu quả đâu phải chuyện khó

Một ngày luôn trôi qua nhanh hơn bạn nghĩ

Lên kế hoạch làm việc chi tiết là một trong những điều quan trọng để quản lí thời gian hiệu quả. Và chỉ làm việc 4 đến 5 tiếng một ngày thôi.

Tập trung làm việc khi đang ở văn phòng

Nếu bạn đã bước chân ra khỏi văn phòng thì đừng để công việc đeo bám bạn. Hãy cho phép bản thân nghỉ ngơi khi ra khỏi đó. Có thể vào một ngày, bạn sẽ khó mà làm việc nổi, nhưng những ngày khác bạn có thể tập trung làm việc đến 12 tiếng. Hãy tận dụng những ngày đó.

Không ôm việc

Nó sẽ giết chết sự tập trung của bạn. Các nhà nghiên cứu học thuật chỉ ra rằng não bộ tiêu tốn nhiều năng lượng khi nó cần tập trung liên tiếp từ việc này sang việc khác. Nếu bạn đang ôm nhiều việc trong một ngày, bạn sẽ làm suy kiệt năng lượng trong não bộ.

Chúng ta luôn luôn tập trung và làm việc hiệu quả trong khoảng thời gian ngắn

Luôn phân bổ thời gian cho từng việc và bạn cần đặt thời gian giới hạn cho từng phần việc. Điều này sẽ giúp bạn quản lí thời gian tốt hơn.

Quản lí thời gian hiệu quả: Hãy làm những việc nhỏ trước

Bắt đầu với những phần việc nhỏ trước để mọi thứ được trôi chảy. Kế hoạch kinh doanh mà bạn cần phải hoàn thành có thể kéo dài tới 8 giờ sáng. Hãy dẫn dắt não bạn đi đúng đường với những phần việc dễ trước như việc trả lời các email công việc quan trọng trước.

Công việc lặp lại càng khiến bạn cầu toàn hơn

Đại tướng Gerge S. Patton đã từng nói, “Một kế hoạch tốt được thực hiện bây giờ thì tốt hơn là một kế hoạch hoàn hảo được thực hiện vào tuần tới.”

Nhiều thời gian làm việc hơn không có nghĩa là hiệu quả hơn

Đừng tự huyễn hoặc bản thân rằng chỉ cần ngồi lì ở bàn làm việc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc. Hãy làm bất cứ điều gì bạn có thể để hoàn thành phần công việc hiện tại khi kết thúc giờ làm việc thay vì làm việc đến tận ban đêm.

Phân chia rõ ràng những công việc cần tư duy và cần chiến lược để làm việc hiệu quả hơn

Lý tưởng là bạn có thể “bão não” các ý tưởng rồi sau đó thực hiện chúng. Nếu bạn quen với việc không động não thì bạn đang tự làm chậm tốc độ của chính mình.

Sắp xếp các buổi họp quan trọng lên trước.

Thời gian chờ tới một sự kiện thường bị bỏ phí. Nếu bạn có cuộc họp quan trọng lúc 4 giờ chiều, hãy gạt nó ra một bên để tập trung vào công việc thay vì để nó chiếm lĩnh tâm trí bạn và lơ lửng trước mặt trong lúc làm việc.

Lên kế hoạch cho những buổi họp và thảo luận bằng email hoặc điện thoại để không bị phân tán

Bạn sẽ tự chặn đứng cảm hứng của mình nếu bạn cứ phải hỏi hết người này tới người khác trong ngày làm việc.

Cho mình những khoảng nghỉ khi chạy nước rút

Hãy bẻ nhỏ công việc ra theo từng khoảng thời gian rồi nghỉ giữa những khoảng đó.

Đi từng bước nhỏ, thận trọng thay vì ôm đồm một mục đích lớn

Huấn luyện viên bóng bầu dục của Alabama Nick Saban đã đi theo một học tuyết tương tự mà ông ta gọi là Quá trình. Thay vì hướng các cầu thủ của mình tới việc giành chức vô địch, ông đã huấn luyện họ tập trung vào những mục tiêu trước mắt, chiến thắc trong từng vòng đấu, vượt qua và ghi bàn.

Không có hai việc cùng quan trọng như nhau

Luôn đặt ra ưu tiên và cẩn thận với bảng công việc cần làm. Bảng công việc cần làm hằng ngày là cách hiệu quả để lên kế hoạch cho bạn. Hãy thực hiện những gì bạn có thể để hoàn thành từng điều một cách nhẹ nhàng, hài lòng chứ không phải cố gắng để hoàn thành tất cả.

Luôn biết rằng có một thứ bạn cần phải hoàn thành trong cả ngày

Để giúp cho việc chọn thứ gì làm ưu tiên, hãy xem công việc nào quan trọng nhất, và tập trung năng lượng của bạn vào đó để hoàn thành càng sớm càng tốt.

Học cách nhờ vả người khác

Để trở nên thực sự hiệu quả, hãy vượt qua nỗi sợ hãi của việc nhờ người khác. “Nếu việc gì có thể hoàn thành 80% nhờ vào sự giúp đỡ của người khác thì hãy để nó cho họ.” theo John C. Maxwell, tác giả của cuốn “Người thành công suy nghĩ như thế nào: Thay đổi cuộc sống bằng cách thay đổi suy nghĩ”.

Cái gì đã qua thì không cố lật trở lại làm gì

Đừng làm bản thân bị mất tập trung với những gì là thành công hay thất bại trong quá khứ. Chỉ tậm trung vào hiện tại mà thôi.

Đặt thời hạn cho tất cả mọi thứ

Đừng dành quá nhiều thời gian vào một việc gì đó và thư thả từng tí một. Điều này sẽ giúp lên dây cót tinh thần bạn, giúp bạn nhanh chóng hoàn thành công việc. Hãy giải quyết triệt để rồi làm sang việc khác.

Luôn ghi chú

Đừng tự cho rằng bạn có thể nhớ tất cả mọi ý tưởng hay xuất hiện trong đầu suốt cả ngày. Chẳng khó khăn gì nếu có thêm một cuốn sổ tay, bảng trắng hay một ứng dụng như Evernote để viết điều gì đó ra.

Hãy viết bất kì ý nghĩ không liên quan nào xuất hiện khi bạn đang làm việc, để chúng không thể trôi tuột đi mất khi bị làm phiền.