Bạn có biết chỉ vài
phút bắt đầu ngày làm việc có thể quyết định hiệu quả làm việc của bạn trong cả
ngày?
Đối với nhiều người,
khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc
đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng, mặc
dù vậy nếu tối ưu hoá được 10 phút đầu tiên này, bạn sẽ có cả ngày hiệu quả. Bạn
không tin ư?
Dưới đây là 10 sai lầm
thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.
1. Đến muộn
Đến muộn có lẽ là đặc sản của dân công sở nhưng cũng đồng
thời là sai lầm khó chấp nhận nhất.
|
Đến muộn có thể nói là
sai lầm thường gặp phải nhất của dân công sở, những lý do thì có thể vô vàn, từ
con quấy, tắc đường cho tới bị... cún tha mất giày. Thế nhưng, thời gian có mặt
tại văn phòng là thước đo quan trọng trong quá trình đánh giá nhân viên của
lãnh đạo.
Thống kê mới đây của
Huffington Post cho thấy quản lý thường đánh giá nhân viên
đến muộn là kém nghiêm túc và mặc dù hiệu quả công việc của họ có cao thế nào
đi chăng nữa, trong mắt đội ngũ quản lý, họ luôn là một kẻ không tuân thủ.
Thêm vào đó, đừng nghĩ
bạn làm thêm giờ vì đến muộn có thể trung hoà được tội lỗi ban đầu, điều này
hoàn toàn không đúng. Quy định được xây dựng để tuân thủ và đến sớm hơn vài
phút so với thời gian quy định sẽ giúp bạn có được ngày làm việc dài, hiệu quả
hơn.
2. Không
chào hỏi các đồng nghiệp
Mặc dù đây là tác
phong cơ bản tại bất kì đâu, thế nhưng một bộ phận không nhỏ giới văn phòng đã
"quên" rằng họ cần chào hỏi đồng nghiệp của mình, nếu tốt hơn cả hãy
chúc đồng nghiệp có được một ngày làm việc hiệu quả. Tất nhiên, bạn cần làm điều
này cẩn thận không những để tăng sự gắn kết giữa bản thân với đồng nghiệp mà nó
còn tạo nên bầu không khí ấm cúng trong môi trường làm việc.
Nếu như bạn là quản lý
và bạn không chào cấp dưới của mình khi tới văn phòng, sẽ chẳng có ai nể phục bạn.
Tất nhiên, khi không có được sự nể phục, đừng mong chờ đội ngũ nhân sự sẽ sẵn
sàng lăn xả trong mọi tình huống công việc được bạn giao phó.
Một câu chào hỏi không
tốn quá nhiều thời gian, hãy gắn kết với đồng nghiệp
và để họ thấy sự hiện diện của bạn, đừng xuất hiện như một cái bóng vô hình
trên văn phòng.
3. Uống
cafe quá sớm
Nghe có vẻ thật nực cười
nhưng bộ đôi công sở và cafe đã đi vào tiềm thức của bất kì ai, mọi người luôn
muốn uống một tách cafe trước khi làm việc để tỉnh táo và tập trung hơn. Tất
nhiên, điều này hoàn toàn chính xác thế nhưng thời điểm uống một cốc cafe lại rất
quan trọng.
Cafe là đồ uống quan trọng với nhiều người, thế nhưng chọn
thời điểm uống hợp lý sẽ giúp hiệu quả công việc cao hơn cả.
|
Một nghiên cứu cho hay
cơ thể con người tiết ra hóc môn giúp tái tạo năng lượng, hóc môn này hoạt động
mạnh nhất vào thời điểm từ 8 giờ sáng cho tới 9 giờ sáng. Đây sẽ là bình năng
lượng giúp bạn duy trì các hoạt động của mình trong ngày.
Việc uống một cốc cafe
vào khoảng thời gian này sẽ kìm hãm khả năng sản sinh năng lượng tự nhiên của
cơ thể và khiến chúng ta bị phụ thuộc quá nhiều vào cafeine. Nghiên cứu cho thấy
khoảng thời gian hợp lý nhất để uống cafe là sau 9 giờ 30 sáng.
Nếu bạn nhanh chóng cảm
thấy mệt mỏi trong buổi sáng, hãy thử đổi khung giờ uống cafe của mình để thấy
sự khác biệt.
4. Trả lời
tất cả các email khi vừa tới văn phòng
Ngay khi vừa tới văn
phòng, bạn mở hòm thư và trả lời tất cả các email được gửi từ tối hôm trước. Mặc
dù vậy, điều này không thật sự hiệu quả.
Trong nghiên cứu của
Michael Kerr, một diễn giả kinh tế nổi tiếng, thì trong 10 phút đầu tiên, hãy
chọn lọc những email có nội dung quan trọng nhất sau đó phân loại các email còn
lại.
Cái đích của bạn chính
là một bản kế hoạch ngắn về trả lời email, ưu tiên những email quan trọng và tập
trung giải quyết những email quan trọng trước, những đầu việc nhỏ hơn có thể để
lại phía sau.
Việc trả lời toàn bộ
email vào buổi sáng cũng làm cho bạn trở thành tâm điểm cho những đầu việc sắp
tới. Trả lời theo thứ tự sẽ giúp bạn phân tách công việc trong ngày, tránh quá
tải cũng như đạt hiệu quả cùng sự tập trung cao độ. Thứ tự ưu tiên trả lời
email sẽ là email của sếp, các email có nội dung quan trọng và sau đó là những
email còn lại.
5. Làm việc
ngay mà không có kế hoạch
Mọi việc sẽ trôi chảy hơn nếu có kế hoạch cho dù quy mô kế
hoạch này có nhỏ tới mức nào đi chăng nữa.
|
Trong 10 phút ban đầu,
tại sao lại mở máy tính, lấy tài liệu làm việc luôn mà không xây dựng kế hoạch
làm việc trong ngày cho bản thân? Chỉ với 10 phút, bạn có thể nhanh chóng xây dựng
một thời gian biểu trong ngày với các đầu việc cụ thể. Cách thức này giúp bạn tự
đánh giá được hiệu quả làm việc vào cuối ngày cũng như nó sẽ giúp bạn không bỏ
lỡ bất kì đầu việc quan trọng nào.
Bạn có thể tự đặt giờ
cho những đầu việc của mình trên điện thoại và nếu như bạn làm xong một đầu việc
sớm hơn, bạn có thể sử dụng khoảng thời gian rảnh rỗi này để làm những công việc
khác như đọc báo chẳng hạn.
Lưu ý rằng bạn nên hẹn
giờ cả cho những buổi họp và cần tính trước để tránh tình trạng đứt quãng khi
làm việc. Giả dụ như bạn đang thống kê sổ sách, dự tính cho mình 2 giờ để hoàn
thiện và khi vừa làm được 30 phút thì cuộc họp tới. Sau khi họp, quá trình làm
việc ban đầu sẽ bị đứt quãng dẫn tới việc tốn thêm thời gian xem xét lại những
gì đã làm.
6. Việc dễ
làm trước
Đi làm không giống với
việc giải một đề thi khi bạn ưu tiên làm những câu dễ trước và để lại câu khó.
Quá trình làm việc kéo
dài trong 8 giờ hoặc nhiều hơn khiến cơ thể sớm mệt mỏi, chính vì thế thay vì
làm những đầu việc đơn giản trước, hãy dành toàn bộ năng lượng cho những công
việc khó nhằn nhất ngày.
Một khi đã hoàn thành
xong những đầu việc khó, phần năng lượng còn lại đủ để vận hành não bộ hoàn thiện
những đầu việc nhẹ nợ hơn.
7. Làm quá
nhiều việc cùng lúc
Vào mỗi buổi sáng, khi
hóc môn sản sinh năng lượng hoạt động, bạn có cảm giác mình như là siêu nhân với
năng lượng vĩnh cửu và sẵn sàng làm nhiều đầu việc cùng lúc. Mặc dù vậy, giống
với đầu mục 6, thay vì làm quá nhiều việc cùng lúc, hãy tập trung vào những đầu
việc khó nhất để tối ưu hoá năng lượng bản thân sau đó thực hiện những công việc
dễ hơn.
Trái ngược với những thứ tự thường thấy trong cuộc sống,
công việc nên được bắt đầu với những nhiệm vụ khó khăn nhất.
|
Có thể làm nhiều việc
cùng lúc sẽ khiến bạn oai hơn trong mắt đồng nghiệp, thế nhưng đừng quên hiệu
quả công việc mới là thước đo đánh giá chứ không phải là vài phút hào nhoáng của
bản thân.
8. Bận tâm
tới những suy nghĩ tiêu cực
Bước chân trái ra
ngoài cửa, vừa ra ngoài đã giẫm phải túi rác hay ra đường bị va quệt giao
thông? Hãy bỏ ngay những suy nghĩ đó khỏi đầu khi tới văn phòng vì một khi bạn
còn bận tâm đến nó, nó sẽ còn tiêu tốn thời gian của bạn. Chưa kể tới việc bạn
sẽ muốn giải toả và kể chúng với đồng nghiệp để rổi đến cuối ngày tất cả mọi
người chẳng làm được gì.
Thay vào đó, bạn có thể
xếp những suy nghĩ tiêu cực vào một ngăn riêng trong não bộ sau đó chia sẻ hoặc
nghĩ về chúng trong giờ nghỉ trưa hay sau khi kết thúc giờ làm. Hãy để một ngày
làm việc nghiêm túc và tập trung nhất có thể.
9. Họp
Nghe có vẻ ngược đời
khi mà khoảng thời gian bắt đầu một ngày làm việc thường được sử dụng cho những
cuộc họp, tất nhiên về lý thuyết đây là điều đúng khi mà đó là khoảng thời gian
ít vướng bận nhất của toàn bộ đội ngũ nhân sự. Mặc dù vậy, nếu bạn đã đi họp bạn
sẽ hiệu chúng mệt mỏi ra sao, để dành khoảng thời gian nhiều năng lượng nhất
trong ngày để họp chẳng khác gì với việc bạn mua một chiếc xe thể thao để đi
khi đường tắc.
Họp vào sáng sớm đồng nghĩa với việc tiêu tốn năng lượng
vô ích.
|
Nếu bạn là quản lý,
hãy để những buổi họp vào cuối ngày, khi lịch đã lên, vắng mặt là điều không thể
chấp nhận. Buổi họp cuối ngày sẽ giúp không ai phí phạm năng lượng để đạt hiệu
quả tốt hơn cho những đầu việc phức tạp.
10. Làm việc
không theo lịch
Khi tới văn phòng, bạn
thấy bàn làm việc của mình thật bừa bộn, thế nhưng bạn vẫn cần uống một cốc
cafe hay đi lấy tài liệu mà sáng nào bạn cũng làm. Phải làm gì trong trường hợp
này?
Theo Charles Duhigg,
tác giả cuốn "Sức mạnh của thói quen" thì những công việc phát sinh
nên để sau và hãy hoàn thiện các hoạt động mỗi ngày trước tiên. Giả sử bạn quen
với việc đến văn phòng, đánh giày, đánh răng, đọc báo, uống cafe... thì hãy thực
hiện nó trước, bạn có thể dọn dẹp chiếc bàn bày bừa của mình sau.
Lý do ư? Làm việc theo
thói quen hoặc theo lịch giúp bạn đỡ phải suy nghĩ xem nên làm gì trước hay
sau, điều này đồng nghĩa với giảm năng lượng sử dụng cho não bộ, kéo dài năng
suất một ngày.
Tất nhiên, những thói
quen này được hình thành theo khoảng thời gian dài làm việc, hãy chọn cho mình
những thói quen phù hợp để bắt đầu ngày làm việc mới, hạn chế những công việc
tiêu tốn năng lượng quá nhiều ví dụ như... chống đẩy trước khi làm việc vì nó
có thể đốt sạch năng lượng cả ngày của bạn.
Đăng nhận xét